Dokumentenmanagement und Archivwesen im Landratsamt Cham

Begriffsdefinitionen:

Dokumentenmanagement (DMS):

Dokumentenmanagement dient der datenbankgestützten Verwaltung elektronischer Dokumente. Man versteht darunter in Deutschland die Verwaltung ursprünglich meist papiergebundener Dokumente in elektronischen Systemen. Bei der Verwaltung von Papierdokumenten spricht man dagegen von Schriftgutverwaltung...
Die Abkürzung DMS steht für Dokumenten-Management-System...
Quelle: www.wikipedia.de (Suche nach Dokumentenmanagement)

(elektronische) Archivierung

Unter einem Archiv...versteht man eine Institution oder Organisationseinheit, in der Unterlagen aus Verwaltungshandeln, die als archivwürdig bewertet und somit zu Archivgut umgewidmet wurden, erfasst, erschlossen, erhalten, ausgewertet und zugänglich gemacht werden...
Archivgut sind Schriftstücke, Akten, Karten, Pläne, Siegel, Bild-, Film- und Tonmaterialien sowie sonstige, auch elektronisch gespeicherte Informationen, die einen bleibenden Wert besitzen...
Das elektronische Archiv bzw. die elektronische Archivierung.
Die Begriffe Aufbewahrung von Information und Archivierung gehen dabei nahtlos ineinander über. Reine Aufbewahrung bedeutet im weitesten Sinne Speicherung auf einem Medium (Plattenspeicher, Magnetband...) bzw. in einem System (DMS) wobei das Originaldokument im Vordergrund steht.
Archivierung ist an weitere Regeln gebunden wie Unveränderbarkeit, langfristige Wiederauffindbarkeit und Wiedergabefähigkeit. Die reine Sicherung von Daten auf einem kostengünstigen Medium wie sie etwa in einem Rechenzentrum üblich ist, sollte nicht Archivierung genannt werden, da hierbei der langfristige Aufbewahrungsaspekt nicht gegeben ist. Die Lebensdauer der Information im Fall der Archivierung ist nicht etwa konstant oder unendlich. Die sogenannte Aufbewahrungsfrist ... ist zum Archivierungszeitpunkt festzulegen und beinhaltet eine mögliche bzw. notwendige Vernichtung der Information zu gegebener Zeit...
Quelle: www.wikipedia.de (Suche nach Archivierung)

Die Archivarchitektur im Landratsamt Cham

Produkte: komXwork und Easy Archiv
 

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